Калькулятор для расчета численности позволяет
- определить объем работы, для которого будет выполнен расчет численности;
- определить нормы времени для выполнения отдельных операций;
- учесть при расчете численности потери рабочего времени и коэффициент невыходов;
- оценить фактическую загруженность работников при текущей загруженности и имеющейся численности и штате;
- рассчитать численность работников, необходимую для выполнения определенного объема работ (целевую численность);
- сравнить целевую численность с фактической, чтобы понять необходимость изменения численности или штата.
Тем, кто хочет корректно рассчитать численность персонала
Для начала — прочтите статью про 12 принципов расчета численности — это позволит вам избежать ошибок при сборе данных и настройке калькулятора.
Уважаю тех, кто принципиально не читает инструкции, но, согласитесь, цена ошибки в расчете численности может оказаться слишком высока.
Если вы хотите скачать и изучить самую последнюю версию калькулятора для расчета численности и загруженности персонала — читайте статью Калькулятор для расчета численности и загруженности персонала — версия 3.0 от HR-ПРАКТИКА.
Курс «Экономист по труду и заработной плате»
Как пользоваться калькулятором для расчета численности
1. Сначала вносите в калькулятор все виды операций/работ, выполняемых работником или работниками подразделения.
Для того чтобы ничего не потерять, группируете их по блокам работ/бизнес-процессам.
2. Для каждого вида работ определяете норму времени и частоту выполнения этой работы (количество в смену/день/неделю/месяц/год).
Норму определяете либо методом экспертной оценки по формуле Hв=(3*Тmin + 2Тmax)/5, где Тmin — минимальное время выполнения операции, Тmax — максимальное время выполнения операции, либо с помощью хронометража.
3. Умножая норму времени на частоту выполнения работ/операций в выбранном периоде (смена, день, неделя, месяц, год), получаете объем работы за месяц, рассчитанный в часах.
4. С учетом режима, графика работы, перерывов и потерь рабочего времени определяете производительное рабочее время (в человеко-часах) в смену/день.
5. Делите суммированный по всем операциям объем работ в часах на время в человеко/часах — получаете расчет численности.
6. Анализируете данные расчета, проверяете правильность использованных вами данных.
Как устроен калькулятор для расчета численности
Это простой файл MS Excel, состоящий из пяти листов.
В два из них вводятся данные, два используются для настройки калькулятора, один служит для вывода полученных данных.
Специально для тех, кто боится что-то испортить, ячейки, куда нужно вводить данные, заблокированы.
Как настроить калькулятор
Открываем лист «Штатные должности» и вводим в них должности, численность и загрузку которых будем рассчитывать.
Вот так, например.
Потом открываем лист «Частотность» и добавляем в него нужные данные, если имеющихся характеристик частоты выполнения операций/работ вам будет не хватать.
Вот так они выглядят.
Как ввести данные для расчета численности
Обратите внимание на цветовую маркировку ячеек листов для ввода данных — вам нужно вводить данные в поля без коричневой заливки.
Открываете лист «Описание работ», выбираете из выпадающего списка ту должность, которая выполняет определенную операцию.
Если одни и те же работы выполняют сотрудники, занимающие разные должности, это означает, что есть недочеты в организации работ, принцип разделения труда не реализуется.
Допускается замещение сотрудников, отсутствующих на работе в выходные дни или возможность дублирования их функций в случае занятости на других работах или при необходимости единовременно выполнить больший, чем обычно, объем работы.
В следующем поле указываете бизнес-процесс/блок работ.
Затем указываете операцию, ее длительность (максимальную/минимальную), выбираете из выпадающего списка подходящий параметр частоты выполняемой операции, указываете частоту самой операции и количество работников, которое требуется для ее выполнения.
Вот как это выглядит (кликните, чтобы увеличить изображение)
После того, как вы разобрались с объемом работ, переходите на лист «Рабочее время».
На нем все должно быть интуитивно понятно, особое внимание нужно обратить на красный столбец «Потери».
В него вносится общее время потерь рабочего времени — время на «переключение» с одних видов работ на другие, потери из-за неэффективной организации работы, из-за неравномерной загрузки (например, сначала нет покупателей, а потом наплыв), технологические перерывы (нужно дождаться окончания выполнения одних работ, потом начать другие), время на выполнение срочных и внеплановых заданий, потери из-за нарушений трудовой дисциплины и т. д.
Курс «Менеджер по персоналу — задачи и решения»
Как выглядит расчет численности
Примерно так.
Данные, которые вы вводите, позволяют рассчитать целевую численность и загрузку на определенный вами объем работ и сравнить его с фактической численностью работников.
Не забудьте про те принципы расчета численности, о которых вы должны были прочитать в статье про 12 базовых принципов расчета численности — все расчеты произведены в соответствии с ними.
Если алгоритмы калькулятора вдруг дадут сбой, справа от надписи «Контрольная» появится выделенная красной заливкой ячейка с суммой «потерянных» часов.
С какими трудностями вы можете столкнуться подготовке данных для расчета численности персонала
Нередко при нормировании операций максимальное время их выполнения в несколько раз превышает минимальное.
Так получается, когда под названием одной операции скрывается несколько операций, отличающихся по содержанию и объему работы.
Вот пример, когда пришлось операцию «отгрузка товара» длительностью от 5 до 40 минут «разбить» на две:
- «отгрузка товара по накладной с малым количеством наименований товара» — 5-10 минут
- «отгрузка товара по накладной с большим количеством наименований товара» — 30-40 минут.
Если длительность операции велика (несколько часов или несколько дней), необходимо уточнить ее содержание и разбить на несколько операций, или, если это сложно, разбить на несколько подопераций с фиксированным шагом по длительности или количеству операций.
Дополнительные функции и ограничения калькулятора
Кроме базовых алгоритмов в калькуляторе можно использовать драйверы численности — количественные показатели объема работы, косвенно определяющие загрузку сотрудников.
Например, количество посетителей магазина или среднедневное количество чеков.
Кроме того, с помощью калькулятора можно определять оптимальный должностной состав подразделения.
Про ограничения.
Конечно же, платой за простоту калькулятора является риск неточных расчетов.
Если вам нужна высокая точность расчетов, возможно, стоит использовать другие методики и инструменты.
Курс «Директор по персоналу и организационному развитию»
В заключение
Надеюсь, что описание несложных алгоритмов расчета численности пригодится вам в решении прикладных задач.
Про калькулятор версии 2.0 — продвинутую версию описанного в этой статье калькулятора читайте в статье Калькулятор для расчета численности 2.0. от HR-ПРАКТИКА, описание версии 3.0 доступно в статье Калькулятор для расчета численности и загруженности персонала — версия 3.0 от HR-ПРАКТИКА
Тем, для кого актуален расчет численности и должностного состава кадровой службы, рекомендую изучить Калькулятор для расчета численности службы персонала.
Что изучить примерный образец расчета численности службы персонала с помощью калькулятора, нажмите скачать, универсальная версия калькулятора для расчета численности в редакции 2020 доступна по ссылке. Защита всех листов калькулятора снимается без пароля, вы можете самостоятельно проверить используемые для расчета алгоритмы.
Всем успехов и безошибочных расчетов!
Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей
Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами