Про калькулятор для расчета численности и загруженности персонала
Назначение калькулятора — расчет оптимальной численности производственного и непроизводственного персонала и оценка загруженности на основе норм времени, определяемых экспертным методом.
Версия 3.0 — логическое продолжение версии 2.0, описание которой можно прочитать в статье Калькулятор для расчета численности 2.0.
Методология работы калькулятора подробно описана в статьях про 12 принципов расчета численности персонала и Что такое загруженность работника, как ее рассчитать и оценить.
Как и все предыдущие версии, калькулятор реализован в виде защищенной от изменений книги MS Excel с несколькими листами.
Для корректной работы калькулятора ячейки, не предназначенные для ввода данных, защищены от изменений.
Курс «Экономист по труду и заработной плате»
Функции калькулятора для расчета численности версии 3.0
Расчет загруженности и численности сотрудников отдельного подразделения или компании в целом с учетом объема работы и фонда рабочего времени.
Вывод данных о расчетной численности и загруженности персонала на любой период времени — месяц, квартал, полугодие, год.
Расчет выполняемого сотрудниками объема работы, исходя из норм времени на выполнение отдельных операций/работ.
Перераспределение работ между сотрудниками с целью оптимизации загруженности/численности или оптимизации должностного состава
Расчет численности и загруженности сотрудников с учетом с использованием производственного календаря на определенный календарный год (доступная для скачивания версия настроена на производственный календарь 2022 года).
Расчет численности и загруженности, исходя из фонда рабочего времени каждого сотрудника с учетом периодов его отсутствия на работе, например, во время отпуска.
Учет времени неустранимых технологических перерывов, времени перерывов для отдыха и личных нужд и времени на ненормируемые работы.
Возможность корректировать объем работы на выбранный период времени для точного расчета численности и загруженности сотрудников.
Курс «Менеджер по персоналу — задачи и решения»
Как рассчитывается численность сотрудников и их загруженность с помощью калькулятора
- определяется объем работы для сотрудников или должностей в часах, для чего экспертным методом определяется длительность каждой операции (вида работы) в часах или минутах и частоту ее выполнения в удобный для использования в расчетах период времени — день, неделю, месяц, квартал, полугодие, год.
- объем работы в часах делится на фонд рабочего времени по производственному календарю за вычетом времени на отдых и личные надобности, времени на неустранимые перерывы в работе, ненормируемых затрат рабочего времени и времени на отсутствие на работе в связи с отпуском.
Округленное до целого значения число и будет расчетной численностью, выраженное в процентах отношение объема работы к фонду рабочего времени на период — загруженностью сотрудника.
Как научиться пользоваться калькулятором
Чтобы научиться пользоваться калькулятором, пошагово проиллюстрируем ввод и анализ получаемых с его помощью данных.
Шаг 1. Вводите в калькулятор фактическое штатное расписание
Открываете лист «Штатные должности»
и вносим названия должностей и фактическую численность, если хотите сравнить ее с расчетной.
Если хотите оценить загруженность отдельных сотрудников, можете вместо названий должностей ввести фамилии.
После того, как введете должности или фамилии, они будут доступны для выбора на других вкладках калькулятора.
Шаг 2. Вводите перечень работ/операций, время на их выполнение и частоту
На листе «Описание работ» в столбце «Операции/работы» вписываете операцию или вид работы, выполняемой сотрудником, в столбце «Единицы времени» выбираете, в часах или в минутах будете определять время на выполнение операции/работы.
Для расчета нормы времени на выполнение операции/работы вводите минимальную и максимальную продолжительность операции/работы (столбцы min/max).
Норма времени на выполнение операции/работы рассчитывается по формуле Hв=(3*Тmin + 2Тmax)/5, где Тmin — минимальное время выполнения операции, Тmax — максимальное время выполнения операции
Далее выбираете, какой период времени (день, неделя, месяц, квартал, полгода, год) вам удобнее использовать для ввода частоты выполнения операции (столбец «Параметр частоты выполнения операции») и вводите значение частоты.
Шаг 3. Распределяете работы по исполнителям
Из выпадающего списка в столбце «Должность» выбираете должность или сотрудника, который выполняет каждую из перечисленных на листе «Описание работ» операций/работ.
Для расчета объема работы на должность/сотрудника калькулятор суммирует часы распределенного на него объема работы.
Шаг 4. Настраиваете особенности использования рабочего времени
В столбце «Должности» на листе «Расчет численности» из выпадающего списка выбираете должности/сотрудников.
Для каждой должности или сотрудника определяете на листе «Расчет численности», сколько времени в часах занимает время на выполнение ненормируемых и непредвиденных работ, которые вы не учли на листе «Описание работ», сколько времени вы тратите на отдых и личные надобности (по нормативам для офисного сотрудника это 20 минут), сколько вашего рабочего времени в день «съедают» технические перерывы, когда вы не можете работать (перегружается база, ждете, когда клиент подпишет договор и т. д.).
Шаг 5. Вводите данные об отпусках
На листе «Рабочее время» вносите данные о количестве дней отпуска сотрудника в доступные для редактирования поля.
Для этого нужно в столбце «Должность» выбрать из выпадающего списка сотрудника, отпуск которого вы хотите учитывать в расчетах, и ввести в поле «Количество дней отпуска» нужное количество дней отпуска.
Шаг 6. Выбираете период, для которого хотите рассчитать численность
В ячейке H2 на листе «Расчет численности» выбираете период, для которого хотите рассчитать численность и загруженность сотрудников — любой месяц, квартал, полугодие или весь 2022 год.
Калькулятор автоматически перерасчитывает численность и загруженность на любой выбранный период.
Курс «Директор по персоналу и организационному развитию»
Шаг 7. По необходимости уточняете объем выполняемых в расчетном периоде работ
Предположим, вы рассчитываете численность и оцениваете загруженность сотрудников во втором квартале 2022 года.
По умолчанию калькулятор считает нагрузку пропорционально выбранному учетном периоду — если у вас есть работа, которая выполняется один раз в год, формула поделит его длительность на количество дней в году и умножит на количество дней во втором квартале 2022 год, то есть распределит нагрузку пропорционально длительности учетного периода.
Конечно, такой расчет не очень корректен, но у вас есть возможность повысить его точность на листе «Описание работ».
Если вы точно знаете, что разовая ежегодная работа во втором квартале выполняться не будет, выбираете выпадающее значение «не учитывать» в столбце » «Учитывать в расчетном периоде пропорционально».
Если вы уверены, что разовая ежегодная работа во втором квартале точно будет выполнена во втором квартале, выбираете выпадающее значение «учесть полностью» в столбце » Полностью учесть в расчетном периоде».
Есть и третий вариант уточнения — возможность учесть во втором квартале произвольное количество часов из ежегодного мероприятия — для этого введите его вручную в столбце «Учесть произвольное количество часов».
Выбор любой из перечисленных выше опций является взаимоисключающим — каждая из трех при ее выборе отключает две другие и расчет по умолчанию.
Шаг 8. Оцениваете результаты на вкладке «Расчет численности»
Загруженность работника в диапазоне 115-85% калькулятор считает нормальной, целые штатные единицы добавляются к целевой численности, если загруженность превышает 115%.
Если сотрудник перегружен, поля с целевым количеством штатных единиц окрасятся красным.
Поля «Целевая загруженность» и «Фактическая загруженность» могут быть окрашены в зеленый, желтый и красный цвета в зависимости от степени «загруженности/незагруженности» сотрудников.
Учтите, что показатель «Фактическая загруженность» показывает загруженность сотрудников, исходя из их текущего количества, показатель «Целевая загруженность» показывает загруженность с учетом предлагаемой калькулятором «Целевой численности», округленной до целых штатных единиц.
Отрицательные значения в столбце «Разница между целевой и фактической численностью» означают, что недогруженных сотрудников калькулятор предлагает сократить, положительные — добавить в штатное расписание дополнительные штатные единицы.
Значения численности подразделения и данные о средней загруженности сотрудников можно увидеть в верхней строке калькулятора в черных полях на вкладке «Расчет численности».
В заключение
Калькулятор для расчета численности и загруженности доступен для скачивания по ссылкам пустой калькулятор и пример калькулятора с данными.
Вместо норм времени, определяемых экспертным методом непосредственно в калькуляторе, можно использовать готовые нормы и нормативы времени из справочников.
Буду рад ответить на вопросы пользователей, столкнувшихся со сложностями в работе с калькулятором.
Всем успехов, удачи и безошибочных расчетов!
Автор: Денис Карандашев
Перейти в Каталог программ обучения
Перейти в Каталог консультационных услуг
Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей
Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами
