Калькулятор для расчета численности и загруженности персонала — версия 3.0 от HR-ПРАКТИКА

Калькулятор для расчета численности 3.0

Коротко о калькуляторе для расчета численности и загруженности персонала

Версия 3.0 — логическое продолжение версии 2.0, описание которой можно прочитать в статье Калькулятор для расчета численности 2.0.

Новая версия калькулятора с одной стороны, стала проще, с другой стороны, дает пользователю больше возможностей.

С точки зрения методологии работа калькулятора строится на подходе, подробно описанном в статье про 12 принципов расчета численности персонала

Как и все предыдущие версии, калькулятор реализован в виде защищенной от изменений книги MS Excel  с несколькими листами.

Для корректной работы калькулятора ячейки, не предназначенные для ввода данных, защищены от изменений.

Функции калькулятора для расчета численности версии 3.0

Расчет загруженности и численности сотрудников отдельного подразделения или компании  в целом с учетом объема работы и фонда рабочего времени.

Вывод данных о расчетной численности и загруженности персонала на любой период времени — месяц, квартал, полугодие, год.

Расчет выполняемого сотрудниками  объема работы, исходя из норм времени на выполнение отдельных операций/работ.

Перераспределение работ между сотрудниками с целью оптимизации загруженности/численности  или оптимизации должностного состава

Расчет численности и загруженности сотрудников с учетом с использованием производственного календаря.

Расчет численности и загруженности, исходя из фонда рабочего времени каждого сотрудника с учетом периодов  его отсутствия на работе, например, во время отпуска.

Учет времени неустранимых технологических перерывов, времени перерывов для отдыха и личных нужд и времени на ненормируемые работы.

Возможность корректировать объем работы на выбранный период времени для точного расчета численности и загруженности сотрудников

Принципиальные отличия калькулятора 3.0 от ранних версий

Появилась возможность рассчитывать численность и загруженность сотрудников на любой период времени — месяц, квартал, полгода, год.

Есть возможность использовать в расчетах производственный календарь и фактический фонд рабочего времени с учетом отпусков.

Реализована функция уточнения объема работы при расчете численности/загруженности на выбранный период времени.

Отключены некоторые невостребованные в практике применения функции — расчет численности с учетом потерь рабочего времени и расчет оптимального размера фонда оплаты труда.

Как рассчитывается численность сотрудников и их загруженность с помощью калькулятора

Если коротко:

  • определяется объем работы для сотрудников или должностей в часах, для чего экспертным путем или по нормативам определяется длительность каждой операции (вида работы) в часах или минутах и частоту ее выполнения в удобный для использования в расчетах период времени — день, неделю, месяц, квартал, полугодие, год.
  • объем работы в часах делится на фонд рабочего времени по производственному календарю за вычетом времени на отдых и личные надобности, времени на неустранимые перерывы в работе, ненормируемых затрат рабочего времени и времени на отсутствие на работе в связи с отпуском.

Округленное до целого значения число и будет расчетной численностью, выраженное в процентах отношение объема работы к фонду рабочего времени на период — загруженностью сотрудника.

Чтобы научиться пользоваться калькулятором, пройдем процедуру ввода и анализа получаемых с его помощью данных пошагово.

Шаг 1. Вводите в калькулятор фактическое штатное расписание

Открываете лист «Штатные должности»

и вносим названия должностей и фактическую численность, если хотите сравнить ее с расчетной.

Если хотите оценить загруженность отдельных сотрудников, можете вместо названий должностей  ввести фамилии.

После того, как введете должности или фамилии, они будут доступны для выбора на других вкладках калькулятора.

Шаг 2. Вводите перечень работ/операций, время на их выполнение и частоту

На листе «Описание работ»  в столбце «Операции/работы» вписываете операцию или вид работы, выполняемой сотрудником, в столбце «Единицы времени» выбираете, в часах или в минутах будете определять время на выполнение операции/работы.

Для расчета нормы времени на выполнение операции/работы вводите минимальную и максимальную продолжительность операции/работы (столбцы min/max).

Норма времени на выполнение операции/работы  рассчитывается по формуле Hв=(3*Тmin + 2Тmax)/5,  где  Тmin  — минимальное время выполнения операции, Тmax — максимальное время выполнения операции

Далее выбираете, какой период времени (день, неделя, месяц, квартал, полгода, год) вам удобнее использовать для ввода частоты выполнения операции (столбец «Параметр частоты выполнения операции») и вводите значение частоты.

Шаг 3. Распределяете работы по исполнителям

Из выпадающего списка в столбце «Должность» выбираете должность или сотрудника, который выполняет каждую из перечисленных на листе «Описание работ» операций/работ.

Для расчета объема работы на должность/сотрудника калькулятор суммирует часы распределенного на него объема работы.

Шаг 4. Настраиваете особенности использования рабочего времени

В столбце «Должности» на листе «Расчет численности» из выпадающего списка выбираете должности/сотрудников.

Для каждой должности или сотрудника определяете на листе «Расчет численности», сколько времени в часах занимает время на выполнение ненормируемых и непредвиденных работ, которые вы не учли на листе «Описание работ», сколько времени вы тратите на отдых и личные надобности (по нормативам для офисного сотрудника это 20 минут), сколько вашего рабочего времени в день «съедают» технические перерывы, когда вы не можете работать (перегружается база, ждете, когда клиент подпишет договор и т. д.).

Шаг 5. Вводите данные об отпусках

На листе «Рабочее время» вносите данные о количестве дней отпуска сотрудника в доступные для редактирования поля.

Шаг 6. Выбираете период, для которого хотите рассчитать численность

В ячейке H2 на листе «Расчет численности» выбираете период, для которого хотите рассчитать численность и загруженность сотрудников — любой месяц, квартал, полугодие или весь 2021 год.

Калькулятор автоматически перерасчитывает численность и загруженность на любой выбранный период.

Шаг 7. По необходимости уточняете объем выполняемых в расчетном периоде работ

Предположим, вы рассчитываете численность и оцениваете загруженность сотрудников во втором квартале 2021 года.

По умолчанию калькулятор считает нагрузку пропорционально выбранному учетном периоду — если у вас есть работа, которая выполняется один раз в год, формула поделит его длительность на количество дней в году и умножит на количество дней во втором квартале 2021 год, то есть распределит  нагрузку пропорционально длительности учетного периода.

Конечно, такой расчет не очень корректен, но у вас есть возможность повысить его точность на листе «Описание работ».

Если вы точно знаете, что разовая ежегодная работа во втором квартале выполняться не будет, выбираете выпадающее значение «не учитывать» в столбце » «Учитывать в расчетном периоде пропорционально».

Если вы уверены, что разовая ежегодная работа во втором квартале точно будет выполнена во втором квартале, выбираете выпадающее значение «учесть полностью» в столбце » Полностью учесть в расчетном периоде».

Есть и третий вариант уточнения — возможность учесть во втором квартале произвольное количество часов из ежегодного мероприятия — для этого введите его вручную в столбце «Учесть произвольное количество часов».

Выбор любой из перечисленных выше опций является взаимоисключающим — каждая из трех при ее выборе отключает две другие и расчет по умолчанию.

Шаг 8. Оцениваете результаты на вкладке «Расчет численности»

Загруженность работника в диапазоне 115-85% калькулятор считает нормальной, целые штатные единицы добавляются к целевой численности, если загруженность превышает 115%.

Если сотрудник перегружен, поля с целевым количеством штатных единиц окрасятся красным.

Поля «Целевая загруженность» и «Фактическая загруженность» могут быть окрашены в зеленый, желтый и красный цвета в зависимости от степени «загруженности/незагруженности» сотрудников.

Учтите, что показатель «Фактическая загруженность» показывает загруженность сотрудников, исходя из их текущего количества, показатель «Целевая загруженность» показывает загруженность с  учетом предлагаемой калькулятором «Целевой численности», округленной до целых штатных единиц. 

Отрицательные значения в столбце «Разница между целевой и фактической численностью»  означают, что недогруженных сотрудников калькулятор предлагает сократить, положительные — добавить в штатное расписание дополнительные штатные единицы.

Значения численности подразделения и данные о средней загруженности сотрудников можно увидеть в верхней строке калькулятора в черных полях на вкладке «Расчет численности».

В заключение

Версия 3.0 калькулятора для расчета численности и загруженности персонала версии 3.0 (пустой калькулятор и образец заполнения данными) доступна для скачивания по ссылке.

Защита всех листов калькулятора снимается паролем «9», так что вы можете самостоятельно проверить и доработать используемые для расчета алгоритмы.

Буду рад ответить на вопросы пользователей, столкнувшихся со сложностями в работе с калькулятором.

Всем успехов, удачи и безошибочных расчетов!

Денис Карандашев Автор: Денис Карандашев

   Перейти в Каталог статей

   Перейти в Каталог программ обучения

   Перейти в Каталог консультационных услуг

Получайте свежие статьи по почте

 

Читайте наши новости

TW   FB   VK   Ln   ОК   INST   MM   Telegram   Yotube   Pin   Zen

 

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Заказать звонок

*Обязательное поле

×