Что такое загруженность персонала

О перегруженности работой говорят, когда объем работы превышает количество рабочего времени, которым располагает сотрудник для ее выполнения.

Недогруженность предполагает, что после решения рабочих задач у работника остается свободное рабочее время, не занятое работой.

Математически загруженность рассчитывается как отношение объема работы, измеренного в единицах времени (часах, минутах, секундах) к фонду рабочего времени.

Курс «Экономист по труду и заработной плате

Как рассчитать загруженность сотрудника

Разберем на примере.

Сотрудник банка обслуживает за 8-часовую рабочую смену 20 клиентов, на каждого из которых по нормативу отводится полчаса.

Рассчитаем его загруженность:

20 (количество клиентов) * 0,5 (норматив на одного клиента в часах) / 8 (длительность рабочей смены в часах) *100 (процентов) = 120%.

В каких единицах измеряется загруженность

Как видно из примера выше, загруженность измеряется в процентах.

100%-ная загруженность означает, что рабочее время работника полностью занято решением рабочих задач.

Значение менее 100% означает недогруженность, более 100% — перегруженность сотрудника работой.

Как рассчитать загруженность нескольких сотрудников

Понятие «загруженность» применимо либо к личной загруженности конкретного работника, либо к усредненной загруженности нескольких работников, выполняющих общий объем работы.

Рассчитывая личную загруженность работников Иванова и Петрова, мы используем для расчета выполняемый каждым из них объем работы и их личный фонд рабочего времени.

Если сотрудников несколько, и у них общий объем работы, среднюю загруженность каждого работника рассчитываем следующим образом: делим общий объем работы на количество работников, полученное значение делим на фонд рабочего одного сотрудника.

Пример: за 40-часовую рабочую неделю 10 сотрудников банка обслуживают 810 клиентов, нормативная длительность обслуживания одного клиента — 0,5 часа.

Определяем объем работы на одного сотрудника: 810 (клиентов) * 0,5 (время на одного клиента) / 10 (количество сотрудников) = 40,5 (объем работы в часах на одного сотрудника в неделю).

Теперь рассчитываем загруженность — 40,5 /40*100%=101%

Курс «Менеджер по персоналу — задачи и решения»

Может ли загруженность быть всегда равной 100%

К постоянной 100%-ной загруженности персонала можно и нужно стремиться, на практике достигнуть такого равномерного распределения рабочей нагрузки удается не всегда.

Работы бывает больше или меньше, загруженность работника в пределах рабочих дней, недель и месяцев «плавает» и может быть больше или меньше 100%.

Если средняя загруженность в пределах интересующего нас периода примерно равна 100%, говорить о 100%-ной загруженности можно при условии, что недогруженность и перегруженность работников не достигали в течение этого периода критических значений — о них поговорим далее.

Допустимо ли «перегружать» или «недогружать» работника

Если следовать канонам экономики труда, то для тех видов работ, на длительность выполнения которых существенно влияют опыт и квалификация работника, отклонение затрат времени на выполнение работы от нормы (100%) не может превышать плюс/минус 20%.

Это означает, что в теории, повышение производительности и интенсивности труда в отдельных случаях могут позволить работнику справиться с загрузкой, превышающей нормальную на 20%.

Стоит учитывать, что постоянно работать в режиме такой нагрузки способны немногие — количество «стахановцев» не превышает 5-6% от общего количества сотрудников.

Нормальными можно считать колебания загруженности в диапазоне от 85 до 115% для условий, когда загруженность свыше 100% можно компенсировать высокой интенсивностью труда.

Если рабочие операции «жестко» нормированы по времени, например, определены процессом работы технологического оборудования, загрузить работников более чем на 100% не получится.

Стоит также помнить, что разрешенный лимит сверхурочной работы задан законодательно — не более 120 часов работы от годового фонда рабочего времени (1976 часов), так что работать больше 106% от годового фонда рабочего времени ваши работники не смогут.

Какие управленческие решения можно принимать по итогам оценки загруженности сотрудников

Если загруженность менее 85%, то есть смысл либо догрузить сотрудника дополнительной работой, либо сократить штатную единицу, распределив объем работы между коллегами.

Если загруженность сотрудника выше 115%, то стоит либо распределить сверхнормативную нагрузку между другими сотрудниками, если их загруженность позволяет это сделать, если нет — ввести дополнительную штатную единицу.

Как соотносятся загруженность сотрудников и расчетная численность подразделения

Независимо от того, какой способ мы применяем для расчета численности, полученное значение может оказаться не целым числом.

Например, 12,5 человек.

Нужно ли нам округлять расчетную численность до 13 единиц?

Разделим нецелую часть значения численности (0,5) на количество целых штатных единиц (12), полученное значение умножим на 100% и прибавим 100%.

0,5/12*100%+100%=104%

104% — это плановая загруженность каждого из 12 сотрудников, если мы не станем нанимать 13-го.

Она вполне приемлема (меньше 115%), поэтому ограничимся вводом в штатное расписание 12 штатных единиц.

Резюме

Понятие «загруженность» не в ходу у экономистов по труду и нормировщиков и в практике их работы используется редко, хотя по смыслу и логике напрямую связано с расчетом численности и нормированием труда, поэтому понимание того, как рассчитывается загруженность, способно существенно облегчить руководителям принятие управленческих решений.

Кроме того, оптимизация загруженности сотрудников напрямую влияет на возможность компании привлечь и удержать сотрудников.

Безусловно, для корректного определения загруженности необходимо располагать корректными нормами труда или учитывать, какой процент от общего времени работы составляет оперативное время — решение этих задач можно поручить специалистам или справиться с ними самостоятельно — подробнее об этом в статьях

12 принципов расчета численности персонала

Кейс по расчету численности сменного персонала

Калькулятор для расчета численности и загруженности персонала

5 способов рассчитать численность службы персонала

Желаю всем 100% -ной загруженности персонала и разумных управленческих решений.

Автор: Денис Карандашев