Расчет численности как антикейс
Кейс — это описание решения задачи, с которой кто-то успешно справился.
В кейсе разбираются возникшие в процессе решения трудности и логика их преодоления.
Антикейс, как вы уже догадались, это когда все происходит с точностью до наоборот — задача не решена, неудачная попытка ее решить привела к негативным последствиям.
В жизни такое случается, но это не означает, что такой опыт не достоин внимания — учиться на чужих ошибках комфортно и полезно.
Героем антикейса про расчету численности стал руководитель отдела персонала, решавший задачу обоснования должностного состава и численности отдела персонала.
Похожих антикейсов в практике встречается немало, но этот заслуживает особого внимания, так как допущенные ошибки понятны всем знакомым со спецификой работы отдела персонала.
Курс «Экономист по труду и заработной плате»
Условия и решение
Численность предприятия — 200 сотрудников, сфера деятельности — услуги для бизнеса.
За предыдущий год принято 12 работников, уволено — 54, больше половины уволенных покинули компанию в результате реорганизации.
Работа предприятия имеет выраженный сезонный характер, большая часть нанимаемых сотрудников — выпускники профильных вузов.
Директор предприятия нанял руководителя отдела персонала на пустовавшую в течение полугода вакансию.
Руководитель нанят, ему поставлена задача подготовить план работы отдела, спустя месяц после начала работы состоялось обсуждение плана работы с директором.
План возражений не вызвал, недоумение у директора вызвало предложение нанять для успешного решения стоящих перед отделом задач еще как минимум двух специалистов.
Ранее с имеющимся объемом работы без существенных замечаний вполне справлялся один сотрудник, поэтому предложение увеличить штат вызвало у директора сомнения в его обоснованности.
Продолжая сомневаться, директор запросил расчеты, которые подтвердили бы необходимость расширения штата, и уже к вечеру получил вот такую таблицу, которая отражала прогнозируемый уровень загруженности сотрудников отдела персонала в течение недели.
| Должность | Функционал | Время | Частота/в неделю | Итог |
| Начальник отдела | Составление и ведение аналитической отчетности: | |||
| База Excel по больничным листам | 90 | 1 | 90 | |
| База Excel по посещаемости (контроль трудовой дисциплины) | 90 | 1 | 90 | |
| База Excel по использованию отпусков | 90 | 1 | 90 | |
| Работа с начальниками отделов по: | ||||
| Сокращение остатков ежегодных отпусков | 15 | 3 | 45 | |
| Уходу от индивидуальных графиков работы | 15 | 0 | 0 | |
| Непредоставлению длительных отпусков за с/с | 15 | 1 | 15 | |
| Перемещению и ротации персонала | 15 | 0 | 0 | |
| Повышения эффективности работы | 15 | 1 | 15 | |
| Налаживание работы 1С в части правильности формирования отчетов и форм (ИТО, ЦА, бухгалтерия) | 180 | 1 | 180 | |
| Подготовка к аппаратным совещаниям | 30 | 1 | 30 | |
| Участие в аппаратных совещаниях | 90 | 1 | 90 | |
| Подготовка данных для презентации к совещаниям | 120 | 1 | 120 | |
| Участие в аппаратных совещаниях | 90 | 1 | 90 | |
| Взаимодействие с ВУЗами | ||||
| Коммуникации по вопросам производственной практики | 15 | 1 | 15 | |
| Подготовка и участие в Дне карьеры | 240 | 1 | 240 | |
| Проверка и коррективка приказов по: | ||||
| приему | 3 | 3 | 9 | |
| переводу | 3 | 1 | 3 | |
| увольнению | 3 | 1 | 3 | |
| надбавкам | 3 | 1 | 3 | |
| работе в выходные | 3 | 3 | 9 | |
| единовременных выплатах | 3 | 1 | 3 | |
| командировках служебных | 3 | 3 | 9 | |
| командировках полевых | 3 | 1 | 3 | |
| отпускам (с/с, очередной, дополнительный) | 3 | 23 | 69 | |
| Ведение штатно-списочной численности | 20 | 1 | 20 | |
| Проверка внешних отчетов | 30 | 5 | 150 | |
| Ротация: | ||||
| Согласование с руководителем | 20 | 0 | 0 | |
| Согласование с сотрудником | 30 | 2 | 60 | |
| Увольнение: | ||||
| Прощальное интрвью | 20 | 0 | 0 | |
| Оформление служебных записок | 15 | 1 | 15 | |
| Оформление отчета по командировке | 40 | 1 | 40 | |
| Ответ в электронном виде по почте | 20 | 15 | 300 | |
| Проверка заполения формы4 для 1 отдела | 15 | 2 | 30 | |
| Совещание у директора | 180 | 1 | 180 | |
| Консультации с отделами экономики и финансов, бухгалтерией | 20 | 7 | 140 | |
| Консультации с ЦА по изменениям и нововведениям | 15 | 3 | 45 | |
| В перспективе: | ||||
| Подбор персонала | ||||
| Согласование договора интернет сайтов | 60 | 1 | 60 | |
| Описание вакансии | 20 | 0 | 0 | |
| Скрининг резюме | 120 | 0 | 0 | |
| Приглашение кандидатов | 30 | 0 | 0 | |
| Проведение собеседований | 720 | 0 | 0 | |
| Согласование кандидата с руководителем | 20 | 0 | 0 | |
| Согласование кандидата с ЦА | 15 | 0 | 0 | |
| Согласование кандидата с 1 отделом | 20 | 0 | 0 | |
| Ведущий специалист | КДП (дополнение) | |||
| Консультация по заполению формы 4 для 1 отдела | 10 | 3 | 30 | |
| Оформление приказа на отзыв из отпуска | 15 | 1 | 15 | |
| Оформление приказа на отзыв из командировки | 20 | 4 | 80 | |
| Оформление приказа на надбавки | 15 | 2 | 30 | |
| Оформление приказа на работу в выходные | 15 | 3 | 45 | |
| Оформление приказа о единовременных выплатах | 15 | 1 | 15 | |
| Оформление приказа о премии | 15 | 1 | 15 | |
| Оформление приказа об административных взысканиях | 15 | 0 | 0 | |
| Оформление приказов о внесении изменений в Положения, ЛНА | 15 | 1 | 15 | |
| Оформление приказов на основании распоряжений ЦА | 15 | 2 | 30 | |
| Оформление приказа итоговые полевые | 180 | 0 | 0 | |
| Оформление справок сотрудникам | 10 | 2 | 20 | |
| Оформление архивных справок | 120 | 1 | 120 | |
| Ведение табеля по отделу | 10 | 1 | 10 | |
| Оформление заявок в IT на пропуск | 5 | 3 | 15 | |
| Консультации сотрудникам по остаткам отпусков | 5 | 10 | 50 | |
| Согласовательные письма с ЦА: | ||||
| О предоставлении длительного отпуска за с/с | 15 | 0 | 0 | |
| О предоставлении материальной помощи | 15 | 1 | 15 | |
| О примировании на юбилей | 15 | 1 | 15 | |
| Об отпуске директора филиала | 15 | 0 | 0 | |
| О согласовании перевода на другую должность | 15 | 1 | 15 | |
| О награждении грамотой | 15 | 0 | 0 | |
| Отчеты внешние: | ||||
| Отчет в центр занятости | 20 | 1 | 20 | |
| Отчет в Пенсионный фонд | 240 | 1 | 240 | |
| Отчет в отдел статистики | 60 | 0 | 0 | |
| Отчет в ЦА по обучению | 30 | 1 | 30 | |
| Отчет в ЦА по принятым/уволенным | 30 | 1 | 30 | |
| Отчет в ЦА по статистическим данным | 40 | 1 | 40 | |
| Составление письма по оформлению госслужащих | 25 | 1 | 25 | |
| Проведение инвентаризации трудовых книжек | 60 | 0 | 0 | |
| Предоставление данных по воинскому учету | 45 | 1 | 45 | |
| Сканирование документов: | ||||
| Об образовании | 5 | 3 | 15 | |
| Трудовые книжки | 15 | 3 | 45 | |
| Трудование договоры | 5 | 3 | 15 | |
| Сертификаты по повышению квалификации | 5 | 3 | 15 | |
| Сопроводительные письма к отчетам в ЦА | 15 | 3 | 45 | |
| Поездки: | ||||
| В центр занятости | 90 | 1 | 90 | |
| В отдел статистики | 90 | 1 | 90 | |
| В пенсионный фонд | 30 | 1 | 30 | |
| Консультации с ЦА по изменениям и нововведениям | 10 | 5 | 50 | |
| Взаимодействие с отделами по текущим вопросам | 10 | 140 | 1400 | |
| Ознакомление со входщей документацией | 10 | 20 | 200 | |
| Отправка электронных писем | 15 | 25 | 375 | |
| 2235 | ||||
| Специалист по кадрам | Стандартное КДП: | |||
| Прием сотрудника | ||||
| Оформление приказа в 1С | 10 | 3 | 30 | |
| Заполнение личной карточки Т2 | 20 | 3 | 60 | |
| Оформление трудового договора | 30 | 3 | 90 | |
| Заполение трудовой книжки | 15 | 3 | 45 | |
| Заполнение журнала ведения трудовых книжек | 10 | 3 | 30 | |
| Оформление направления на мед комиссию | 10 | 2 | 20 | |
| Внесение информации в базу Access | 10 | 3 | 30 | |
| Внесение информации в Штатно-списочное замещение | 5 | 3 | 15 | |
| Ведение журнала трудовых договоров | 10 | 3 | 30 | |
| Перевод сотрудника | ||||
| Оформление приказа в 1С | 5 | 0 | 0 | |
| Заполнение карточки Т2 | 10 | 0 | 0 | |
| Подготовка доп. соглашения | 15 | 2 | 30 | |
| Заполнение трудовой книжки | 10 | 1 | 10 | |
| Внесение информации в базу Access | 5 | 3 | 15 | |
| Внесение информации в Штатно-списочное замещение | 5 | 1 | 5 | |
| Увольнение сотрудника | ||||
| Оформление приказа в 1С | 5 | 1 | 5 | |
| Заполнение карточки Т2 | 10 | 1 | 10 | |
| Внесение информации в базу Access | 5 | 1 | 5 | |
| Заполение трудовой книжки | 15 | 1 | 15 | |
| Оформление записки-расчета | 20 | 1 | 20 | |
| Оформление обходного листа | 15 | 1 | 15 | |
| Внесение информации в Штатно-списочное замещение | 5 | 1 | 5 | |
| Отпуск за с/с | ||||
| Оформление приказа в 1С | 5 | 2 | 10 | |
| Заполнение карточки Т2 | 10 | 2 | 20 | |
| Отпуск за с/с длительный (более 14 к.д.) | 5 | 1 | 5 | |
| Составление согласовательного письма с ЦА | 15 | 0 | 0 | |
| Оформление приказа в 1С | 5 | 2 | 10 | |
| Внесение информации в базу Excel | 5 | 2 | 10 | |
| Отпуск очередной | 10 | 17 | 170 | |
| Консультация сотрудников по остаткам отпусков | 5 | 10 | 50 | |
| Проставление на заявлении оставшихся дней очередного отпуска | 5 | 17 | 85 | |
| Оформление приказа в 1С | 5 | 17 | 85 | |
| Внесение информации в базу Excel | 5 | 17 | 85 | |
| Отпуск по уходу за ребенком | ||||
| Оформление приказа в 1С | 10 | 0 | 0 | |
| Внесение информации в Штатно-списочное замещение | 5 | 0 | 0 | |
| Внесение информации в базу Access | 5 | 0 | 0 | |
| Отпуск дополнительный полевикам | ||||
| Оформление приказа в 1С | 5 | 3 | 15 | |
| Внесение информации в базу Excel | 5 | 3 | 15 | |
| Оформление командировок служебных | ||||
| Оформление приказа в 1С | 5 | 3 | 15 | |
| Оформление командировок полевых | ||||
| Оформление приказа в 1С | 5 | 1 | 5 | |
| Оформление приказа по форме С.Ю.Митрофанова | 30 | 2 | 60 | |
| Заполнение больничных листов | 10 | 9 | 90 | |
| Заполение книги больничных листов | 5 | 9 | 45 | |
| Прошивание личных дел и сдача в архив (не сданы дела с 2014 года — всего 96 дел) | 20 | 0 | 0 | |
| Взаимодействие с отделами по текущим вопросам | 10 | 105 | 1050 | |
| Ознакомление со входщей документацией | 10 | 20 | 200 | |
| Отправка электронных писем | 15 | 15 | 225 | |
Разбор решение
Могу предположить, что автор документа ожидал, что детально описанный объем работы отдела персонала так впечатлит вышестоящего руководителя, что анализом документа никто не заниматься не будет.
Вероятно, этим можно объяснить то, что проверка таблицы выявила очевидную некорректность в оценке потенциальных трудозатрат сотрудников отдела персонала.
Итак, что же показала проверка.
1. Трудозатраты на оформление документов при приеме на работу завышены в 36! раз
Поясню, откуда взялась цифра «36».
По данным из таблицы каждую неделю на работу будет приниматься 3 сотрудника, что за год составит 148 человек.
За предыдущий год принято 12 работников, расширение штата не планируется, но вместо 12 планируется нанять 148 работников, то есть ожидаемый объем работы по сравнению с прошлогодним завышен в 12 раз.
Трудоемкость оформления документов при приеме на работу одного работника в таблице завышена как минимум втрое (2,5 часа вместо 0,74 часа по «Межотраслевым нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров»).
Умножаем 12 на 3 — получаем завышение трудозатрат на прием на работу в 36 раз.
Курс «Менеджер по персоналу — задачи и решения»
2. 60 рабочих часов состоят из приписок
Во впечатляющем разнообразии строк таблицы, детально описывающих операции, выполняемые сотрудниками, нашлась такая странная операция, как «взаимодействие с отделами по текущим вопросам», «съедающая» в общей сложности 40 часов — целую неделю рабочего времени.
Как видно из таблицы, ведущий специалист, потратит на «взаимодействие» 23 рабочих часа в неделю, а специалист 17,5 часов.
Получается, что 40 рабочих часов специалисты отдела персонала заняты «взаимодействием с отделами по текущим вопросам».
А еще специалист и ведущий специалист 10 часов в неделю потратят на «Ознакомление с входящей документацией» и на «Отправку электронных писем» — это отдельные виды работ, которые не относятся к «взаимодействию с отделами по текущим вопросам».
Даже если не разбираться с другими спорными статьями трудозатрат, ясно, что 60 часов рабочего времени растворяются во «взаимодействии», «ознакомлении» и «отправке электронных писем».
В практике нормирования труда, конечно, закладывается запас рабочего времени на выполнение «ненормируемых операций», но не в размере 75% рабочего времени.
3. Согласно представленном расчету 46! рабочих дней в году сотрудник отдела персонала проведет в пенсионном фонде
Согласно данным из таблицы, на подготовку отчетов и поездки в пенсионный фонд и центр занятости ведущий специалист отдела персонала тратит примерно 8,8 часов в неделю, что за год составит не менее 46!! рабочих дней.
Без комментариев.
Курс «Директор по персоналу и организационному развитию»
Итоги
Повторно демонстрировать навыки расчета численности руководителю отдела персонала не предлагали.
В ходе малоприятной беседы штатное расписание отдела персонала было «спущено сверху», а в качестве альтернативы жалобам на недостаток ресурсов было предложено увольнение.
На участии отдела персонала в решении задач оптимизации организационной структуры и штатного расписания был поставлен жирный крест.
Резюме
Для того чтобы с определенной погрешностью рассчитать необходимое количество сотрудников в большинстве случаев достаточно здравого смысла, что очевидно из антикейса.
Справедливости ради могу сказать, что 99 % руководителей при согласовании штатных расписаний не требуют никаких расчетов, а даже если их запрашивают, то не всегда проверяют.
Нередко бывает, что устное заявление «мы не справляемся, потому что людей не хватает», является достаточным аргументом для расширения штата.
Но если вы профессионал в сфере управления персоналом и не хотите оказаться в ситуации героя антикейса, найдите полчаса и прочитайте хотя бы по диагонали учебник по нормированию труда — тогда вы точно не повторите ошибок, описанных в антикейсе.
Готовы потратить время на изучение методик для расчета численности службы персонала — почитайте про 5 способов расчета численности отдела персонала и Калькулятор для расчета численности службы персонала.
Тем, кто хочет профессионально использовать инструменты для расчета численности и оптимизации должностного состава, рекомендую Калькулятор для расчета численности 2.0 и продвинутый Калькулятор для расчета численности и загруженности персонала — версия 3.0
Полезно HR-специалистам усвоить и 12 базовых принципов расчета численности.
Всем успехов и новых знаний!
Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей
Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами