7 способов сделать кадровый аудит

Что такое кадровый аудит

Это проверка того, как организация исполняет требования обязательных для исполнения норм трудового права.

Проверке подлежат локальные нормативные акты и кадровые документы — их наличие, содержание, наличие подписей должностных лиц и работников, корректность кадровых процедур.

Выявление нарушений надзорным органом Роструда в большинстве случае грозит штрафами, поэтому проведение кадрового аудита — важная и нужная часть работы.

Давайте разберемся, как можно проверить кадровые документы и устранить найденные ошибки.

20 программ обучения для кадровиков

Я насчитал 7 способов, которые различаются квалификацией исполнителя, технологией проверки документов и подходами к устранению выявленных в ходе кадрового аудита недочетов.

Способ первый. «Для чайников»

Подходит для тех, кто имеет весьма смутное представление о кадровом делопроизводстве и трудовом праве, но очень хочет избежать ошибок или самостоятельно исправить уже совершенные. Для такой самопроверки Роструд создал специальный сервис — «Электронный инспектор». Можно выбрать предмет проверки, после чего система предложит вам пройти опрос Для проведения самопроверки в настоящее время доступно 288 тематических проверочных листов, охватывающих все правоотношения, регулируемые трудовым законодательством, в том числе вопросы охраны труда. Такой аудит — увлекательное и полезное занятие, приобщающее несведущих к знаниям в сфере трудового права, но не гарантирующее отсутствие замечаний при проверке. Впрочем, большинство ошибок такой способ все-таки позволяет исправить.

Способ второй. «Как инспектор ГИТ»

Нужно собрать много разных документов — от устава и штатного расписания до табелей, расчетных листков и приказов об отпусках и бегло все просмотреть. Распечатать чек-листы, попросить Заказчика самостоятельно проставить в них наличие/отсутствие нарушений. Выбрать наиболее интересные с точки зрения возможного наличия ошибок документы и проверить их выборочно. Выявить ошибки, указать на необходимость их исправления. В детали не вдаваться — пусть Заказчик разбирается сам. «Кадровое дело» и «Трудовые споры» читает, документы с «Онлайнинспекции» скачивает и штудирует КоАП. В общем, не самый плохой способ — на ошибки укажут, при наличии усидчивости и серого вещества исправить их не так уж и сложно.

Способ третий. «Как кадровый аудитор»

Собрать информацию о компании с помощью специальной анкеты или без нее, затем провести проверку документов. Проверить локальные нормативные акты, документы по кадровому учету, документы по квотированию рабочих мест. Выбрать совместно с Заказчиком 20 сотрудников и проверить все относящиеся к ним кадровые документы. На выполнение такой работы может отводиться до 20 дней, за аудит при подготовке к проверке аудиторы берут до 190 000 рублей (прайс уважаемой московской компании). Можно проверить кадровые документы по всем сотрудникам, стоимость аудита в этом случае рассчитывается по количеству сотрудников — за одного до 2000 рублей, оптом дешевле. По итогам аудита готовится экспертное заключение, руководствуясь которым Заказчик будет исправлять свои ошибки. Стоимость аудита варьируется в зависимости от аудитора и его клиентов и может отличаться в разы.

Способ четвертый. «Своими силами»

Издать приказ по организации о проведении кадрового аудита, назначить ответственных — это формальный подход, но он может быть полезен, когда нужно содействие от руководителей подразделений — документы переподписать, явку в отдел кадров организовать. Можно подойти творчески — составить внутренний чек-лист и обязать ответственных за КДП сотрудников его заполнить. Или просто проверить качество ведения кадрового делопроизводства силами штатных сотрудников, исходя из их представления о наличии/отсутствии недочетов в документах. Найденные ошибки немедленно исправить. Способ вполне рабочий, если квалификация кадровика позволяет найти ошибки и их устранить. Случается, что ошибки накапливаются по недосмотру, из-за нехватки времени и из-за недобросовестности исполнителей. Если кадровик не силен в трудовом праве, то все ошибки исправить не удастся, а если силен, то внешний аудитор не нужен.

Способ пятый. «По чек-листам ГИТ»

Аудит выполняется своими силами. Нужно пройти по всем пунктам чек-листов, с удивлением обнаружить, что что-то в документах делается не так, как надо. Позвать на помощь, Гугл, Яндекс и Онлайнинспекцию, обратиться за помощью к коллегам, все исправить.

Способ шестой. «Как для себя»

Подходит для тех, кто помнит содержание чек-листов и по опыту знает, где чаще всего встречаются ошибки. Запросить локальные нормативные акты в оригинале и в редактируемом формате, вычитать их, внести правки. Отправить Заказчику документы с правками, получить исправленные, проверить, все ли правки внесены. Проверить документы по кадровому учету и по квотированию, найти ошибки, написать, что и по кому исправить. Документы, в которых риск ошибок особенно велик, проверить с пристрастием. Если исправить сложно или невозможно, проинструктировать, как скрыть нарушение при проверке ГИТ. При запросе документов во время проверки ГИТ обязательно проверить документы, которые Заказчик собирается передать в инспекцию — с вероятностью 50% в них будут критические ошибки, которые Заказчик не устранил, несмотря на все старания аудитора. За неделю с такой работой можно справиться в компании со штатом 200-300 работников, при условии, что Заказчик будет оперативно исправлять выявленные недочеты.

Способ седьмой. «Дистанционный»

Подлежащие проверке документы сканируются и отправляются проверяющему. Сочетается со способами «Как инспектор ГИТ», «Как кадровый аудитор», «Как для себя» и, если предприятие имеет удаленные подразделения, со способом «Своими силами». Напрягает сотрудников кадровой службы, но экономит время проверяющего и деньги организации — в варианте «Как кадровый аудитор» скидка может составлять до 50%.

80 программ обучения HR специалистов