Кейс про найм и инструкцию персонального водителя

Как нанять персонального водителя

Предыстория

После увольнения по семейным обстоятельствам персонального водителя, несколько лет работавшего с первым лицом компании, с поиском замены возникли сложности, а именно, несколько соискателей с многолетним опытом аналогичной работы не смогли пройти испытательный срок.

О причинах недовольства новыми водителями руководитель не распространялся, отвечал односложно — «не знает город», «плохо водит машину», «не понимает, что должен делать водитель», «опаздывает», » с ним некомфортно».

Задачу удалось решить, выяснив и максимально подробно описав специфические требования  пассажира по отношению к содержанию работе, нового водителя, инструкцию которого вы найдет в конце этой статьи.

Кому-то она, возможно, послужит в качестве примера при решении аналогичных задач, сам же описанный кейс полезен для понимания специфики решения задач найма определенной категории сотрудников, о которой я расскажу ниже.   

Про специфику найма персональных водителей, ассистентов, личных секретарей и помощников

Есть виды работ, содержание и способы выполнения которых не являются общепринятыми, а определяются специфическими субъективными ожиданиями и представлениями нанимателя.

В одних компаниях работа персонального водителя ограничивается перемещением шефа из точки А в точку B,  в других водитель является доверенным лицом и выполняет деликатные поручения босса, где-то работа личного помощника ограничена подачей чая/кофе и контролем исполнения поручений, где-то в его задачи входит организация не только рабочего, но и личного времени руководителя.

Логично, что оценка качества выполнения этих работ складывается  из оценки способности сотрудника, к названию должности которого применимы определения «персональный» или «личный», обеспечить руководителю ощущение взаимопонимания, надежности и комфорта.

Чужой человек вызывает симпатию, когда есть ощущение, что он понимает вас с полуслова и все знает о ваших предпочтениях и привычках.

Тот, кого возит персональный водитель, доволен работой последнего только тогда, когда ожидаемый уровень сервиса полностью соответствует его ожиданиям — от привычного стиля вождения и маршрута до музыки, которая играет в машине, и наличия в бардачке бутылки охлажденной питьевой воды любимой марки.

Мелочи, не позволяющие чувствовать ожидаемый уровень комфорта, неминуемо вызывают раздражение и со временем вызывают желание расстаться с сотрудником, который «не понимает».

Очень часто работник в этом не виноват — нанимателю нередко сложно сформулировать все свои ожидания и предпочтения — топ-менеджер без проблем поставит задачу маркетологу или инженеру, но проинструктировать водителя — что взять в дальнюю поездку, как одеться для сопровождения на важной встрече, какой запас питьевой воды держать в машине, ему бывает нелегко.

И не потому, что какие-то комплексы мешают сказать о том, что он хочет, чтобы водитель открывал дверь машины и помогал донести вещи — просто мелочей часто оказывается так много, что сразу их не запомнить и не озвучить — предполагается, что взаимопонимание будет достигнуто в процессе работы, но не наделенный телепатическими способностями водитель может не успеть решить эту задачу до того, как его уволят за то, что он «не понимает».  

   Курс «Специалист по подбору персонала»

Как решать задачи найма «личных» и «персональных» сотрудников

Максимально подробно  письменно описать требования и ожидания нанимателя и определить порядок получения инструкций в тех ситуациях, которые заранее не оговорены.

Сразу хочу предупредить — это нелегко и требует определенной деликатности и настойчивости, но альтернативный вариант — искать специалиста с опытом работы, который сам поймет, как создать руководителю ощущение надежности и комфорта, и умеет угадать даже невысказанное желание, имеет множество  минусов.

Во-первых, на  уточнение деталей требуется время, во-вторых, сотрудник становится эксклюзивным носителем информации о содержании работы и требованиях нанимателя, и его замена вызывает немалые сложности, потому что информацией о том, «как нужно», обладает только он.

С точки зрения эффективности я предпочитаю вариант инструкции — он позволяет сделать процесс адаптации управляемым и снижает требования к опыту работы, который удорожает стоимость соискателя без гарантии того, что прошлый опыт будет полезен на новом месте работы.

Про инструкцию персонального водителя

Писать ее несложно, сложнее было деликатно собрать информацию, необходимую для ее подготовки.

Ниже прилагаю выдержки из нее, опустив технические подробности с требованиями к эксплуатации автомобиля.

Подчиненность

Непосредственная подчиненность — генеральному директору.

Ничьи просьбы или распоряжения не могут выполняться без согласования с генеральным директором.

Давать указания в части выполнения обязанностей персонального водителя  имеют право заместитель генерального директора по безопасности и заместитель генерального директора по управлению персоналом.

Парковка автомобиля.

В дневное и с ночное время — на закрытой стоянке бизнес-центра.

Стоянка а/м на других местах – только с разрешения руководителя.

Подача автомобиля, посадка-высадка пассажира.

Машину для посадки/высадки подавать к подъезду бизнес-центра/дома.

При подаче а/м позвонить – сообщить о прибытии.

При посадке пассажира обойти а/м, открыть/закрыть  дверь.

При высадке открывать  дверь не нужно, пассажир выходит самостоятельно.

Если дождь – встретить у подъезда с зонтом при посадке, проводить до подъезда после высадки.

При высадке пассажира — убедиться, что он вошел в подъезд дома, до этого момента не уезжать.

Если у пассажира есть тяжелые, громоздкие или многочисленные вещи – помочь донести, если есть сомнения в необходимости – спросить, нужна ли помощь.

При отъезде от бизнес-центра – ждать в машине у подъезда в оговоренное время, если поездка планировалась заранее, если машина подана по распоряжению руководителя – позвонить – сообщить, что а/м подан и ожидает выхода руководителя.

 Дресс-код

Повседневная одежа: брюки (не джинсы), однотонная рубашка, джемпер нейтральной расцветки, галстук и костюм в случаях, когда это специально оговаривается (например, поездки в «присутственные» места, встреча вип-персон)

Планирование поездок

Как правило, руководитель заранее предупреждает о планируемых поездках, называя планируемое время отъезда, время и место прибытия.

Если, исходя из названного времени отъезда, есть основания сомневаться в том, что в указанное место удастся прибыть вовремя, поделиться ими с руководителем, предложив другое время отъезда.

Заранее до отъезда в согласованное время обязательно проверить маршрут на предмет перекрытий и пробок.

Быть готовым по необходимости обосновать выбранный маршрут и, если необходимо, изменение времени отъезда.

Езда «по навигатору» нежелательна.

Нужно заранее подготовиться к поездке и пользоваться навигатором лишь для уточнения маршрута или получения информации о дорожной обстановке.

Общение с руководителем во время, не относящееся к поездкам

При звонках руководителю по телефону всегда обязательно уточнять – «Удобно ли говорить?»

Отъезд по поручениям или на мойку (обычно один раз в неделю – в среду) – согласовать время отсутствия, по возвращении сообщить секретарю.

Обед — с 13 до 14 часов.

До того, как уйти на обед, обязательно согласовать уход с руководителем.

По возвращении – уведомить секретаря.

По возможности заранее уведомлять руководителя о необходимости переноса времени отъезда в связи с изменившейся дорожной ситуацией.

Музыка и телефонные переговоры в машине

Предпочитаемые руководителями радиостанции – Бизнес ФМ, Радио Монте-Карло, Европа-Плюс или иные «нейтральные».

Телефонные переговоры во время движения запрещены, за исключением крайней необходимости.

Хранение вещей

Личные вещи хранить в машине за водительским сиденьем или убирать в багажник/на третий ряд.

Запахи

В машине без крайней необходимости пищу не принимать.

Если все-таки приходится принимать пищу в машине, то не использовать продукты с сильным запахом, после – обязательно проветрить салон.

Если в машине перевозилось что-то с сильным запахом – обязательно проветривать салон.

Вода

Держать в машине бутылку питьевой воды для руководителей.

Договориться о ее покупке с секретарем генерального директора и по мере расходования пополнять запас.

В дополнение

Как вы уже поняли, в инструкции можно многое предусмотреть.

Но не все.

В частности, вряд ли можно с помощью инструкции определить требования к стилю вождения — оценивать его и высказывать требования лучше очно.

80 программ обучения HR специалистов

Резюме

Надеюсь, мой опыт помог вам понять особенности процесса найма сотрудников, в работе которых важное значение имеют детали,  ожидания и предпочтения нанимателя.

В этом кейсе мы разобрали специфику найма «персональных» сотрудников, которые работают в штате компании, еще больше нюансов нужно учитывать при подборе домашнего персонала — об этом я писал в статье Как нанять няню — подробная инструкция от HR-ПРАКТИКА

Желаю вам успешно справляться с решением любых задач, связанных с наймом персонала.

Успехов и удачи!

Денис Карандашев Автор: Денис Карандашев

   Перейти в Каталог статей

   Перейти в Каталог программ обучения

   Перейти в Каталог консультационных услуг

Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей

TW   FB   VK   Ln   ОК   INST   MM  

 Telegram   Yotube   Pin   Zen   Whatsapp   Viber

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Заказать звонок

*Обязательное поле

×