7 задач, для решения которых стоит рассчитывать затраты на подбор персонала
Расчет затрат на подбор персонала с учетом всех прямых и косвенных расходов может быть необходим при решении следующих задач:
1. У нас нет сотрудника, нужно его нанять
Стоит заранее узнать, в какую сумму нам обойдется его подбор и найм.
2. Сотрудник у нас есть, но мы планируем его заменить
Прежде чем увольнять работника, стоит узнать, сколько будет стоить подбор нового — стоит ли продолжать перевоспитывать нерадивого работника или выгоднее нанять квалифицированного и старательного новичка.
3. Сотрудник есть, но он просит увеличения заработной платы и грозит уволиться в случае отказа
Что выгоднее — подобрать того, кого устроит текущий размер заработной платы, или проще повысить заработную плату работающему сотруднику, потому что подбор нового «съест» всю экономию.
11 программ обучения специалистов по подбору персонала
4. Предстоит массовый подбор персонала.
Нужно оценить, в какую сумму обойдется комплектование штата.
5. Специалисты по подбору персонала в штате вашей компании отсутствуют, но подбирать сотрудников нужно
До начала переговоров с рекрутерами стоит оценить затраты на подбор персонал своими силами.
6. Составляется бюджет кадровой службы.
До его утверждения стоит определить, какие расходы на подбор персонала в нем учесть.
7. Заработная плата в компании ниже среднерыночной, имеет место текучесть персонала.
До пересмотра заработной платы можно оценить, что выгоднее — восполнять потерю сотрудников усилиями отдела подбора персонала или улучшить условия труда и уменьшить текучесть.
Как рассчитать стоимость подбора сотрудника
Составляем полный перечень затрат, связанных с подбором персонала, и суммируем планируемые или уже понесенные расходы, стараясь ничего не упустить.
Несложная таблица в MS Excel (кликните рисунок для увеличения), рассчитает сумму, в которую нам обойдется поиск, подбор и найм сотрудника.
Итоговые расчеты за весь период поиска и подбора выводятся в таком виде
Для удобства учета и анализа выделяем статьи и группы затрат — прямые и косвенные.
Можно подсчитать, сколько стоил подбор персонала с учетом понесенных расходов, можно прогнозировать, в какую сумму обойдется подбор сотрудника.
Прямые затраты на подбор персонала
К ним относим те расходы, которые мы несём до найма сотрудника.
Иными словами, считаем, кому и сколько мы платим за то, чтобы у нас появился соискатель, которому мы сделаем предложение.
Расходы на рекламу, плата за доступ к базе резюме, гонорар кадрового агентства, заработная плата специалиста по подбору персонала — все это прямые расходы на подбор персонала.
Косвенные затраты на подбор персонала
К ним относим любые расходы, связанные с подбором и наймом сотрудника, начиная с расходов по увольнению сотрудника для того чтобы должность стала вакантной, и заканчивая потерями, которые мы несем, оплачивая в полном размере труд сотрудника, который не в полном объеме справляется с работой, так как еще адаптируется к новому месту работы.
Состав затрат на подбор персонала
Зависит от ситуации, для которой мы определяем стоимость подбора сотрудника.
Ваше право — включать или не включать отдельные статьи расходов в стоимость подбора.
Формируя перечень затрат, я исходил из допущения, что текущие расходы работодателя на сотрудника ограничиваются выплатой ежемесячной заработной платы.
Соответственно, все расходы сверх этой суммы, прямо или косвенно связанные с увольнением, подбором и наймом сотрудника, подлежат включению в состав затрат на подбор.
Для того, чтобы пояснить логику и способы расчета затрат на подбор, прокомментирую затраты на подбор, перечисленные в таблице выше.
Курс «Специалист по подбору персонала»
Выплаты при увольнении
Имеются ввиду выходные пособия и прочие выплаты по соглашению сторон или выплаты, предусмотренные Трудовым Кодексом, например, двухнедельное пособие при отказе от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда.
Компенсация неиспользованного отпуска
Можно поспорить, включать ли эту сумму в стоимость подбора сотрудника, ведь рано или поздно ежегодный отпуск все равно пришлось бы оплатить, но, если рассматривать выплату компенсации ежегодного отпуска как непредвиденные расходы работодателя, связанные с увольнением сотрудника, стоит учесть эти расходы.
Трудозатраты бухгалтера и кадровика на расчет и оформление увольнения
Вряд ли существенно повлияют на стоимость подбора сотрудника, но для точности расчета можно их учесть.
Вносим в таблицу размер заработной платы этих специалистов и время (в часах), которое будет потрачено.
Затраты считаются по формуле «стоимость часа * потраченное время».
Передача-прием дел
Эта статья расходов определяется временем, которое будет потрачено на прием дел у увольняемого сотрудника.
Понятно, что грузчику передавать нечего, а вот у специалиста по работе с ключевыми клиентами передача дел может занять несколько часов.
Это рабочее время, которое в «штатном» режиме принимающий дела сотрудник потратил бы на другую работу.
Считается так же, как расходы на расчет и оформление увольнения — «стоимость часа * потраченное время».
Доступ к базе резюме
Если покупаете доступ к базе работного сайта специально для этой должности, то все просто — потраченную сумму включаете в расходы на подбор.
Если доступ куплен на несколько месяцев и для разных должностей, полагаю, корректно будет поделить потраченную на доступ сумму на количество закрытых или планируемых к закрытию за оплаченный период вакансий.
Расчет, конечно, будет приблизительным, но это лучше, чем не считать эти расходы, определяя стоимость подбора.
Реклама вакансии
Стоимость размещения рекламы вакансии на работном сайте, газете, журнале, вагоне метро или растяжке на центральном проспекте вашего города.
При учете затрат на рекламу вакансий для одной должности логика расчета проста — три месяца публикуем вакансию за 1751 рубль на hh.ru, значит, потратим на рекламу вакансии около 5000 рублей.
Если вы ищете нескольких сотрудников, рекламные расходы на закрытие одной вакансии подсчитать тоже несложно.
Купили баннер за 15000 рублей, за 2 месяца наняли трех продавцов, будем считать, что реклама вакансии для найма одного продавца обошлась вам в 5000 рублей.
Это, конечно, расчет задним числом — прогнозировать расходы на массовый подбор можно на основании статистики эффективности рекламы за прошлые периоды.
Онлайн-курс «Методы и технологии подбора персонала»
Трудозатраты специалиста по подбору персонала
Они требуют детального учета, но рассчитать их несложно, о чем я уже писал в статье про расчет трудозатрат при подборе персонала.
Если занимаетесь массовым подбором — обязательно рассчитывайте трудозатраты на найм одного сотрудника.
Про статистические расчеты напишу отдельную статью, пока отмечу только главное: если для найма одного водителя вам нужно принять 30 звонков и провести 5 очных интервью — не забудьте отразить это в трудозатратах на подбор.
Затраты в деньгах считаются как обычно — «стоимость часа * потраченное время».
Трудозатраты руководителей на интервью
Выбор сотрудника — тоже работа.
Даже если встретиться с тремя соискателями и на каждого потратить полчаса — минус полтора часа рабочего времени.
Чем выше заработная плата руководителя-интервьюера, тем выше затраты компании на подбор сотрудника.
Расчет делается также по часовой ставке.
Собеседование в службе безопасности
Не все его проводят, но в некоторых компаниях такое практикуется.
Принцип расчета затрат аналогичен использованному ранее для руководителей.
Проверка службой безопасности
За то, чтобы «пробить по базам» соискателя, нужно заплатить.
Если ваша компания оплачивает «информационные услуги», эти расходы стоит учесть.
Оплата услуг аутсорсинговой компании или кадрового агентства
Просто вносите эту сумму в перечень расходов.
Выплаты рефералам
Это выплаты тем, кто порекомендовал работать в вашей компании родственникам, друзьям или знакомым — акции «Приведи друга» и т. п.
Медицинский осмотр
Как вы знаете, для некоторых категорий сотрудников при приеме на работу он обязателен и проводится за счёт работодателя.
Спецодежда
На нее, возможно, тоже придется потратиться при найме нового сотрудника.
Оборудование рабочего места
К подбору персонала прямого отношения не имеет, но в некоторых случаях стоит учесть эти расходы.
Трудозатраты при оформлении приема сотрудника на работу
Рассчитываются по тому же принципу, что и при увольнении.
Заработная плата наставника или руководителя стажировки
Будет ли у нового сотрудника наставник, или новичок пройдет стажировку под наблюдением опытного коллеги — решать вам, но не забудьте, что в некоторых случаях, например, при найме водителей, стажировка обязательна.
Стоимость обучения сотрудника в учебном центре
Если вы обучаете новичков в учебном центре на вашем предприятии, вам не составит труда рассчитать расходы на подготовку одного сотрудника, начиная с трудозатрат преподавателей и заканчивая расходными и раздаточными материалами, используемыми при обучении.
Переплата в период адаптации
Во многих случаях КПД нового сотрудника будет существенно ниже 100%.
10, 20, 30, 40% рабочего времени он будет тратить на освоение новой работы — собирать информацию, знакомиться с коллегами, изучать документы, инструкции, уточнять задания и т. д. и т. п.
Это не освобождает работодателя от обязанности оплачивать все 100% рабочего времени нового работника, несмотря на то, что его продуктивность ниже, чем у того, кто уже давно занимает эту должность.
Ту сумму, которую работодатель вынужденно переплачивает новому сотруднику, я назвал «переплата в период адаптации».
Рассчитывается она просто — определяется процент от того рабочего времени, в течение которого новичок будет адаптироваться, и умножается на стоимость часа.
Полученную сумму считаем расходами работодателя на адаптацию сотрудника, которые входят в стоимость подбора персонала.
Например, новый сотрудник за 5 восьмичасовых рабочих дней 25% рабочего времени потратил на адаптацию.
Переплата в период адаптации будет рассчитана по формуле 5*8*25%* часовую ставку.
В общей сложности работодатель оплатит работнику 10 часов, большая часть которых будет посвящена не работе, а адаптации к новому месту работы.
Выплаты и. о. отсутствующего сотрудника
Не стоит думать, что после увольнения сотрудника можно думать только о затратах на подбор.
Если вам нужно оплачивать выполнение работы за отсутствующего сотрудника, стоит учитывать и эти затраты, особенно когда вы анализируете потери от текучести персонала или считаете затраты на замену сотрудника.
Повышение/понижение заработной платы
Это разница между размером заработной платы уволенного и вновь принятого сотрудника.
В зависимости от знака — «+» или «-» эта сумма увеличит или уменьшит ваши затраты на подбор.
Её стоит учитывать в затратах на подбор, если речь идет о замене сотрудника или снижении текучести.
За какой период считать разницу между текущей и будущей заработной платой — решайте сами.
Я бы рассчитывал ее в пределах испытательного срока нового работника — в этом случае она будет сопоставима с общей суммой затрат на подбор персонала.
Длительность поиска и подбора персонала
Временной фактор исключительно важен для определения стоимости подбора персонала.
Большинство расходов, связанных с подбором персонала, растут пропорционально длительности поиска.
Обязательно учитывайте это при расчетах.
Скачать описанный в этой статье калькулятор вы можете по ссылке.
Успехов и удачи в подборе персонала!
Автор: Денис Карандашев
Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей
Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами
