Сколько стоит подбор персонала

«Охотники за головами» просят процент от годового заработка финального кандидата, внештатные рекрутеры определяют размер гонорара одной-двумя месячными заработными платами, в прайсах некоторых кадровых агентств указана фиксированная стоимость подбора специалистов определенной квалификации и профиля.

Труд штатных специалистов по подбору персонала чаще всего оплачивается скромнее — повременно и независимо от объема и результатов работы.

На первый взгляд может показаться, что рассчитать стоимость проекта по поиску и подбору сотрудника сложно, но это не так.

В этой статье я расскажу, как рассчитывать стоимость подбора персонала — как оценить стоимость работы на основании расчета трудозатрат, как учесть прямые расходы на подбор персонала.

Курс «Менеджер по персоналу — задачи и решения»

Как определить трудозатраты и сопутствующие расходы, определяющие стоимость подбора персонала

Для решения этой задачи используем несложный калькулятор в MS Excel. ссылку на скачивание которого вы найдете в конце статьи.

Он состоит из трех таблиц – «Операции и нормы», «Сроки и объемы» и «Финансы» (см. рисунок ниже) и обрабатывает данные следующим образом:

длительность разовых операций (работ), выполняемых при подборе персонала, суммируется с длительностью периодически (ежедневно) выполняемых операций, затраты времени на которые мы рассчитываем, исходя из плановых сроков и объемов работы (количества, дней, звонков, писем, собеседований etc) . Для простоты оперируем усредненными значениями объемов работ;
количество минут пересчитываем в часы, учитывая при этом дополнительные затраты времени на ненормируемые работы и отдых и личные надобности, часы умножаем на стоимость часа работы сотрудника, к этому произведению прибавляем стоимость услуг hh.ru — расчет готов.

Главное — правильно подготовить исходные данные для расчета — их мы будем вносить в поля калькулятора (кликните для увеличения).

11 программ обучения специалистов по подбору персонала

Исходные данные для расчета затрат на подбор персонала

Для расчетов нужны следующие параметры нашего проекта по подбору персонала:

Операции — работы, которые нужно выполнить, чтобы подобрать сотрудника.

Нормы – время на выполнение повторяющихся или разовых операций (работ), выполняемых при подборе персонала. Норма устанавливается на «единицу» выполняемой работы, например, на просмотр одного резюме или на проведение одного интервью.

Сроки и объемы работ – планируемый срок подбора персонала в рабочих днях и количество операций, которые предстоит выполнить сотруднику, занятому поиском и подбором.

Финансы или прямые затраты на подбор сотрудника – стоимость часа работы специалиста, занятого подбором персонала, стоимость размещения объявления о вакансии, стоимость доступа к базе резюме.

В качестве примера используем абстрактную «офисную» должность.

Составляем перечень работ по подбору персонала

Ниже — примерный перечень операций, которые мы планируем выполнить в рамках проекта по подбору персонала с указанием минимального и максимального времени, которое, нам потребуется на реализацию проекта.

Операция 1. Уточняем условия, требования, обязанности вакантной должности. Продолжительность – от 15 минут до 1 часа (если что-то нужно обсуждать и уточнять).

Операция 2. Проверяем, конкурентоспособна ли предлагаемая нами заработная плата. Если делать это экспресс-методом, о котором я снял видео Как сделать обзор зарплат за 60 секунд, это займет 10-15 минут. Если пользоваться зарплатным калькулятором, то можно уложиться за полчаса-час.

Операция 3. Размещаем описание вакансии на сайте – это займет от 15 до 40 минут с учетом того, что первоначальный вариант может вам не понравиться, и вы несколько раз отредактируете уже размещенное объявление.

Операция 4. Просматриваем базу сайта в поисках нужных резюме. В зависимости от специфики вакансии и опыта формирования поисковых запросов, вы потратите на открытие всех резюме для просмотра от 15 минут до 1 часа. На просмотр одного резюме может уйти от 10 секунд до 1 минуты. На сортировку выбранных резюме и их сохранение в папках вы потратите от 10 до 40 минут.

Операция 5. Каждый день просматриваем отклики на объявление о вакансии. Просмотр одного резюме займет от 10 секунд до 1 минуты. Сортировка и сохранение резюме – от 5 до 15 минут.

Если у вас есть сомнения в обоснованности таких расчетов — посмотрите видеозапись работы рекрутера в реальном времени — на ней демонстрируется близкая к максимальной скорость работы.

Операция 6. Соискателям, которые нас заинтересовали, пишем письма или звоним. Время на одно письмо с учетом наличия шаблона-заготовки — от 1 до 3 минут. Длительность исходящего телефонного звонка соискателю – 3-5 минут.

Операция 7. Отвечаем на звонки соискателей, которые будут связываться с нами по вашей просьбе или уточнять, получили ли вы резюме. Ответ на один звонок займет 1-3 минуты вашего времени.

Операция 8. Проводим очные интервью или интервью по Zoom, Whatsapp или Skype. Длительность – от 20 минут до 1 часа.

Операция 9. Проводим повторные интервью с соискателями или организуем интервью с лицом, принимающим решение, если это не вы – от 30 минут до 1 часа.

Операция 10. Проверяем рекомендации (звоним на предыдущие места работ для сбора дополнительной информации о соискателях) – от 15 минут до получаса.

Операция 11. Рассылаем по почте, через hh.ru, мессенджеры или смс отказы соискателям – от 20 минут до 1 часа.

Перечень будем считать примерным, так как список входящих в него операций зависит как от должности/специальности искомого работника, так и от технологии поиска и подбора.

Нормируем работы по подбору персонала

Так как на этапе составления перечня операций (работ) мы уже прикинули, сколько времени (max/min) мы потратим на каждую операцию, мы сразу можем перейти к расчету нормы времени для каждой операции.

Норму времени на операцию рассчитываем методом экспертной оценки по формуле Hв=(3*Тmin + 2Тmax)/5, где Тmin, и Тmax — минимальное и максимальное время выполнения операции.

Курс «Специалист по подбору персонала»

Оцениваем сроки и объемы работ при подборе персонала

Сроки и объемы — показатели, определяющие количество различных операций (работ), которые нам придется выполнить в процессе подбора работника. Понятно, что чем дольше продлится поиск, тем больше резюме мы просмотрим, чем больше запланируем интервью, тем больше времени на них потратим.

Итак, приступаем к оценке сроков и объемов.

Сколько времени мы планируем потратить на поиск?

Будем оптимистами — считаем, что справимся не менее чем за две недели, но не более чем за месяц.

Срок мы определили — 10- 20 рабочих дней.

Определяем объемы работ.

Сколько резюме из базы данных мы планируем просмотреть — от 300 до 500.

Сколько откликов будет приходить за один день на наше объявление о вакансии — 10-20.

Скольким отобранным кандидатам мы будем писать/звонить — 8-12 в день.

С каким количеством интересных кандидатов, откликнувшихся на объявление о вакансии мы общаться по телефону за 1 день — от 2 до 6.

Скольких соискателей мы планируем увидеть очно или на Скайп-интервью — 8-12.

Сколько соискателей будет проходить повторные интервью — 2-4.

У скольких соискателей мы будем проверять рекомендации — 2-3

Расходы на заработную плату, публикацию вакансии и доступ к базе

Будем считать, что подбор персонала мы поручили сотруднику, который в месяц зарабатывает 50 000 рублей.

Стоимость часа его работы составляет 284 рубля.

Вакансию разместили на hh.ru за 987 рублей.

Доступ к базе резюме в одном регионе на один день обошелся нам в 4180 рублей.

Ввод данных в калькулятор на этом завершен, можно посмотреть, что получилось.

Результаты расчета стоимости подбора персонала

В этом примере выполнение работ по подбору персонала обойдется нам в 13270 рубля и займет 29 часов рабочего времени при условии, что мы закончим работу за три недели.

Так как при суммировании всех операций калькулятор рассчитывает только «чистое» рабочее время, без учета времени на отдых и личные надобности и времени выполнения тех работ, которые мы не смогли учесть в нашем расчете, часы мы умножили на повышающий коэффициент 1,1, в который заложили время на отдых и личные надобности, которое для офисного сотрудника составляет 4% рабочего времени, и 6% на ненормируемые работы.

Чтобы не ошибиться в расчетах, вы можете сами определить, какой повышающий коэффициент будет учитывать все неучтенные в нормах факторы, влияющие на длительность подбора работника.

Так что, если есть сомнения в корректности расчета – проверяйте исходные данные, пробуйте рассчитывать затраты времени по максимуму и минимуму, используйте поправочные коэффициенты.

Расценки можете использовать использовать актуальные для вашего региона, если в «лимит доступа к резюме» hh.ru не укладывайтесь, учитывайте стоимость каждого докупленного сверх лимита резюме.

Зачем рассчитывать трудозатраты и себестоимость подбора персонала

Если у вас есть штатный специалист по подбору персонала – вы сможете оценить его загрузку и рассчитать оптимальную численность специалистов, занятых подбором персонала.

Для этого рассчитанное с помощью калькулятора количество часов (без повышающего коэффициента) нужно перенести в калькулятор для расчета численности, который позволит рассчитать нагрузку с учетом режима и графика работы.

Если вы сами планируете подбирать персонал — поймете, есть ли у вас возможность выделить достаточно времени для выполнения этой работы.

Сопоставьте стоимость услуг внешних исполнителей с себестоимостью этой работы при выполнении ее силами сотрудников вашей компании и оцените, какой вариант вам выгоднее.

Онлайн-курс «Методы и технологии подбора персонала»

Резюме

Понятно, что описанный выше алгоритм расчета не учитывает все детали процесса подбора персонала и качество и скорость работы исполнителя.

Содержание работы и стоимость подбора персонала могут варьироваться в зависимости от способов привлечение соискателей и от того, ищете ли вы одного сотрудника или ваш проект предполагает массовый подбор.

Тем не менее, скрупулезный расчет трудозатрат на подбор персонала позволит вам оценивать трудозатраты и стоимость масштабных проектов по подбору персонала (пример «калькуляции» см. ниже — кликните для увеличения).

Сравнимая стоимость подбора персонала силами штатных специалистов-рекрутеров и кадровых агентств и фрилансеров, не стоит считать расценки кадровых агентств и фрилансеров всегда заведомо завышенными, так как в стоимость их услуг закладываются риски, связанные со спецификой агентского бизнеса.

В каждом случае нужно разбираться, какие работы по подбору персонала стоит выполнять своими силами, а выполнение каких работ полностью или частично стоит поручить сторонним специалистам.

Если вам нужно спрогнозировать или учесть все сопутствующие затраты на подбор персонала в различных ситуацияx, читайте статью Расчет стоимости подбора персонала калькулятором HR-ПРАКТИКА: прямые и косвенные затраты, статьи расходов.

Скачать описанный в этой статье калькулятор вы можете по ссылке.

Удачи в поиске и подборе персонала!

Автор: Денис Карандашев