Как оптимизировать численность и должностной состав — инструкция и шаблон для калькулятора 3.0 от HR-ПРАКТИКА

Шаблон+Инструкция для калькулятора 3.0

Задача по оптимизации численности и должностного состава

Большинством коллег формулируется как необходимость оценить соответствие текущей численности и должностного состава объему работы, выполняемому подразделением, и взять под контроль запросы руководителей на увеличение численности и штата.

Тем, кто самостоятельно осилил непростую статью про калькулятор 3.0 или освоил этот инструмент в ходе обучения, задача кажется посильной, но возникает закономерный вопрос — как собрать данные, которые обработает калькулятор.

Ни специалист по управлению персоналом, ни экономист по труду, ни нормировщик не справятся со скрупулезным перечислением выполняемых в «чужом» подразделении работ и определением экспертным методом норм времени на их выполнение.

Логичное решение — поручить работу по сбору и вводу в калькулятор исходных данных руководителю или сотрудникам того подразделения, в котором планируется анализировать численность и должностной состав.

Как собрать данные для расчета численности и оценки загруженности работников

Передавать калькулятор для ввода данных в том виде, в котором пользователю доступны результаты расчета целевой численности и сравнения ее с фактической, нельзя — заинтересованные сотрудники подразделения приложат максимум усилий для того, чтобы введенные данные выдавали «правильные расчёты».

Решение — использование для ввода данных специального файла-шаблона, в котором нет листов и ячеек с расчетами — в такую книгу можно вести только исходные данные, которые можно скопировать из файла-шаблона в калькулятор, который их обработает.

Для того чтобы подготовить шаблон для ввода данных нужно на листе «Штатные должности» ввести в него наименования должностей в подразделении и их количество.

Иногда целесообразно использовать не должности, а ФИО сотрудников.

Это имеет смысл делать:

1) если сотрудники выполняют разные операции/работы несмотря на то, что они занимают одинаковые должности;

2) если необходим точный расчет загруженности подразделения с учетом даты отпуска конкретных сотрудников.

После ввода данных на лист «Штатное расписание» шаблон готов к работе. Вместе с инструкцией (см. ниже) его можно пересылать тому, кто будет вводить данные.

Инструкция для ввода данных

  1. в ячейку столбца «Операции/работы» вносим наименование выполняемой операции/работы;
  2. в ячейке столбца «Единицы времени» выбираем из выпадающего списка единицы времени, в которых удобно измерять длительность выполнения операции/работы – часы или минуты;
  3. в ячейки столбцов min/max вносим минимальную/максимальную длительность выполнения работы в ранее выбранных единицах времени;
  4. в ячейке столбца «Параметр частоты выполнения операции» из выпадающего списка выбираем значение параметра, удобное для указания частоты выполнения операции/работы (количество в день, в месяц, в квартал, за полугодие, в год).
  5. в ячейке столбца «Частота» указываем, как часто выполняется операция/работа в течение периода, выбранного ранее в поле «Параметр»;
  6. в ячейке столбца «Должность» выбираем из выпадающего списка должность или ФИО сотрудника, выполняющего операцию/работу.

Образец для ввода данных

 

Про проверку данных для расчетов

Для обеспечения корректного ввода данных инструкции, как правило, оказывается недостаточно, приходится отвечать на вопросы и помогать корректно вносить значения в поля шаблона.

Означает ли это, что потом можно скопировать данные и приступить к анализу — увы, нет.

Часть данных всегда требует проверки и уточнений, без которых расчёт должностного состава, численности и загруженности будет заведомо некорректным.

Обязательно нужно обращать внимание  на некорректные описания операций/работ, на существенную (в разы) разницу между минимальным и максимальным временем операции, на некорректный выбор частоты выполнения операции/работы, на работы/операции длительность которых измеряется десятками часов.

Завершающий этап

После уточнения и исправления ошибок в данных останется только выбрать должности из выпадающего списке на листе «Рабочее время», чтобы калькулятор корректно использовал производственный календарь и получал данные об отпусках сотрудников, если они были введены, установить количество времени на ненормируемые работы и перерывы для отдыха и личных надобностей, после чего можно переходить к анализу данных на листе «Расчет численности».

Заключение

Как видим, сбор данных для калькулятора — несложная задача. Сложности может вызывать уточнение и исправление ошибок в данных, но об этом я напишу отдельную статью.

Скачать архив с инструкций и шаблоном можно по этой ссылке.

Желаю всем интересных проектов и корректных расчетов.

HR-ПРАКТИКА

  Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей

TW   FB   VK   Ln   ОК   INST   MM

 Telegram   Yotube   Pin   Zen   Whatsapp   Viber

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Заказать звонок

[contact-form-7 id=»51″ title=»Заказать звонок»]

×