Расчет численности отдела персонала — антикейс

,

Автор: Денис Карандашев

Расчет численности отдела персонала

Расчет численности как редкая компетенция.

Умение самостоятельно определить должностной состав подразделения и рассчитать численность персонала — исключительно редкая компетенция у руководителей всех уровней и специализаций.

Принимать, увольнять, оценивать и мотивировать сотрудников готовы все, а рассчитать трудозатраты и определить соответствующие объему работы ресурсы могут немногие.

Способностью критически относиться к жалобам подчиненных на то, что «людей не хватает», могут похвастаться либо те, кто по личному опыту знает, сколько нужно ресурсов на определенный объем работы, либо те, кто когда-то изучал такую непопулярную сейчас дисциплину, как нормирование труда.

Случается, что отсутствие такой компетенции, как оптимизация численности и должностного состава подразделений у специалистов в сфере управления персоналом приводит к малоприятным последствиям.

Покажу это на примере.

Про пример.

Речь пойдет о расчете численности отдела персонала.

Не секрет, что многие наши коллеги учебникам про нормирование труда предпочитают чтение статей про развитие HR-бренда и вовлеченность персонала.

Возможно, поэтому  численность сотрудников в службах персонала с равным объемом работы может отличаться в разы.

Пример того, почему так происходит — последний из тех, с которыми я сталкивался.

Он очень показателен, поэтому я и решил им поделиться.

Условия кейса.

Численность предприятия — 200 сотрудников, сфера деятельности — услуги для бизнеса.

За 2015 год принято 12 работников, уволено — 54, больше половины уволенных которых покинули компанию в результате реорганизации.

Работа предприятия имеет выраженный сезонный характер, большая часть нанимаемых сотрудников — выпускники профильных вузов.

Директор предприятия принял решение нанять руководителя отдела персонала на пустовавшую в течение полугода вакансию.

Сотрудник был нанят, ему была поставлена задача подготовить план работы отдела, спустя месяц после начала работы состоялось обсуждение плана работы с директором.

План особых возражений не вызвал, недоумение у руководителя вызвало предложение нанять для успешного решения стоящих перед отделом задач еще как минимум двух сотрудников.

Ранее с имеющимся объемом работы без существенных замечаний вполне справлялся один сотрудник отдела персонала, поэтому предложение увеличить штат вызвало у директора сомнения в его обоснованности.

Продолжая сомневаться, директор запросил расчеты, которые подтвердили бы необходимость расширения штата, и уже к вечеру получил вот такую таблицу.

На первый взгляд, объем работы впечатляет.

Должность Функционал Время Частота/в неделю Итог
Начальник отдела Составление и ведение  аналитической отчетности:
База Excel по больничным листам 90 1 90
База  Excel по посещаемости (контроль трудовой дисциплины) 90 1 90
База  Excel по использованию отпусков 90 1 90
Работа с начальниками отделов по:
Сокращение остатков ежегодных отпусков 15 3 45
Уходу от индивидуальных графиков работы 15 0 0
Непредоставлению длительных отпусков за с/с 15 1 15
Перемещению и ротации персонала 15 0 0
Повышения эффективности работы 15 1 15
Налаживание работы 1С в части правильности формирования отчетов и форм (ИТО, ЦА, бухгалтерия) 180 1 180
Подготовка к аппаратным совещаниям 30 1 30
Участие в аппаратных совещаниях 90 1 90
Подготовка данных для презентации к совещаниям 120 1 120
Участие в аппаратных совещаниях 90 1 90
Взаимодействие с ВУЗами
Коммуникации по вопросам производственной практики 15 1 15
Подготовка и участие в Дне карьеры 240 1 240
Проверка и коррективка приказов по:
приему 3 3 9
переводу 3 1 3
увольнению 3 1 3
надбавкам 3 1 3
работе в выходные 3 3 9
единовременных выплатах 3 1 3
командировках служебных 3 3 9
командировках полевых 3 1 3
отпускам (с/с, очередной, дополнительный) 3 23 69
Ведение штатно-списочной численности 20 1 20
Проверка внешних отчетов 30 5 150
Ротация:
Согласование с руководителем 20 0 0
Согласование с сотрудником 30 2 60
Увольнение:
Прощальное интрвью 20 0 0
Оформление служебных записок 15 1 15
Оформление отчета по командировке 40 1 40
Ответ в электронном виде по почте 20 15 300
Проверка заполения формы4 для 1 отдела 15 2 30
Совещание у директора 180 1 180
Консультации с отделами экономики и финансов, бухгалтерией 20 7 140
Консультации с ЦА по изменениям и нововведениям 15 3 45
В перспективе:
Подбор персонала
Согласование договора интернет сайтов 60 1 60
Описание вакансии 20 0 0
Скрининг резюме 120 0 0
Приглашение кандидатов 30 0 0
Проведение собеседований 720 0 0
Согласование кандидата с руководителем 20 0 0
Согласование кандидата с ЦА 15 0 0
Согласование кандидата с 1 отделом 20 0 0
Ведущий специалист КДП (дополнение)
Консультация по заполению формы 4 для 1 отдела 10 3 30
Оформление приказа на отзыв из отпуска 15 1 15
Оформление приказа на отзыв из командировки 20 4 80
Оформление приказа на надбавки 15 2 30
Оформление приказа на работу в выходные 15 3 45
Оформление приказа о единовременных выплатах 15 1 15
Оформление приказа о премии 15 1 15
Оформление приказа об административных взысканиях 15 0 0
Оформление приказов о внесении изменений в Положения, ЛНА 15 1 15
Оформление приказов на основании распоряжений ЦА 15 2 30
Оформление приказа итоговые полевые 180 0 0
Оформление справок сотрудникам 10 2 20
Оформление архивных справок 120 1 120
Ведение табеля по отделу 10 1 10
Оформление заявок в IT на пропуск 5 3 15
Консультации сотрудникам по остаткам отпусков 5 10 50
Согласовательные письма с ЦА:
О предоставлении длительного отпуска за с/с 15 0 0
О предоставлении материальной помощи 15 1 15
О примировании на юбилей 15 1 15
Об отпуске директора филиала 15 0 0
О согласовании перевода на другую должность 15 1 15
О награждении грамотой 15 0 0
Отчеты внешние:
Отчет в центр занятости 20 1 20
Отчет в Пенсионный фонд 240 1 240
Отчет в отдел статистики 60 0 0
Отчет в ЦА по обучению 30 1 30
Отчет в ЦА по принятым/уволенным 30 1 30
Отчет в ЦА по статистическим данным 40 1 40
Составление письма по оформлению госслужащих 25 1 25
Проведение инвентаризации трудовых книжек 60 0 0
Предоставление данных по воинскому учету 45 1 45
Сканирование документов:
Об образовании 5 3 15
Трудовые книжки 15 3 45
Трудование договоры 5 3 15
Сертификаты по повышению квалификации 5 3 15
Сопроводительные письма к отчетам в ЦА 15 3 45
Поездки:
В центр занятости 90 1 90
В отдел статистики 90 1 90
В пенсионный фонд 30 1 30
Консультации с ЦА по изменениям и нововведениям 10 5 50
Взаимодействие с отделами по текущим вопросам 10 140 1400
Ознакомление со входщей документацией 10 20 200
Отправка электронных писем 15 25 375
2235
Специалист по кадрам Стандартное КДП:
Прием сотрудника
Оформление приказа в 1С 10 3 30
Заполнение  личной карточки Т2 20 3 60
Оформление трудового договора 30 3 90
Заполение трудовой книжки 15 3 45
Заполнение журнала ведения трудовых книжек 10 3 30
Оформление направления на мед комиссию 10 2 20
Внесение информации в базу Access 10 3 30
Внесение информации в Штатно-списочное замещение 5 3 15
Ведение журнала трудовых договоров 10 3 30
Перевод сотрудника
Оформление приказа в 1С 5 0 0
Заполнение  карточки Т2 10 0 0
Подготовка доп. соглашения 15 2 30
Заполнение трудовой книжки 10 1 10
Внесение информации в базу Access 5 3 15
Внесение информации в Штатно-списочное замещение 5 1 5
Увольнение сотрудника
Оформление приказа в 1С 5 1 5
Заполнение  карточки Т2 10 1 10
Внесение информации в базу Access 5 1 5
Заполение трудовой книжки 15 1 15
Оформление записки-расчета 20 1 20
Оформление обходного листа 15 1 15
Внесение информации в Штатно-списочное замещение 5 1 5
Отпуск за с/с
Оформление приказа в 1С 5 2 10
Заполнение  карточки Т2 10 2 20
Отпуск за с/с длительный (более 14 к.д.) 5 1 5
Составление согласовательного письма с ЦА 15 0 0
Оформление приказа в 1С 5 2 10
Внесение информации в базу Excel 5 2 10
Отпуск очередной 10 17 170
Консультация сотрудников по остаткам отпусков 5 10 50
Проставление на заявлении оставшихся дней очередного отпуска 5 17 85
Оформление приказа в 1С 5 17 85
Внесение информации в базу Excel 5 17 85
Отпуск по уходу за ребенком
Оформление приказа в 1С 10 0 0
Внесение информации в Штатно-списочное замещение 5 0 0
Внесение информации в базу Access 5 0 0
Отпуск дополнительный полевикам
Оформление приказа в 1С 5 3 15
Внесение информации в базу Excel 5 3 15
Оформление командировок служебных
Оформление приказа в 1С 5 3 15
Оформление командировок полевых
Оформление приказа в 1С 5 1 5
Оформление приказа по форме С.Ю.Митрофанова 30 2 60
Заполнение больничных листов 10 9 90
Заполение книги больничных листов 5 9 45
Прошивание личных дел и сдача в архив (не сданы дела с 2014 года — всего 96 дел) 20 0 0
Взаимодействие с отделами по текущим вопросам 10 105 1050
Ознакомление со входщей документацией 10 20 200
Отправка электронных писем 15 15 225

Вы пролистали таблицу не глядя? Правильно сделали!

Серьезного внимания в ней заслуживает всего несколько моментов — предлагаю обратить внимание на самые примечательные.

Момент 1. Завышение трудозатрат на оформление документов при приеме на работу в 36 раз.

Почему в 36 раз?!

По данным из таблицы каждую неделю на работу будет приниматься 3 сотрудника, что за год составит 148 человек.

За весь 2015 год было принято всего 12 работников, ожидаемый объем работы по сравнению с прошлогодним завышен в 12 раз.

Трудоемкость оформления документов при приеме на работу одного сотрудника в таблице завышена как минимум втрое (2,5 часа вместо 0,74 часа по «Межотраслевым нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров»).

Умножаем 12 на 3 — получаем завышение трудозатрат на прием на работу в 36 раз.

Момент 2. Пропажа 60 часов рабочего времени в неделю.

Несмотря на впечатляющее разнообразие строк в таблице, детально описывающих занятость сотрудников, оказалось, что такая скромная «операция», как «взаимодействие с отделами по текущим вопросам», «съедает» в общей сложности 40 часов — целую неделю рабочего времени.

Как видно из таблицы,  ведущий специалист, потратит на «взаимодействие» 23 рабочих часа в неделю, а специалист  17,5 часов.

Получается, что целых 40 рабочих часов специалисты отдела персонала заняты «взаимодействием с отделами по текущим вопросам».

Кроме того специалист и ведущий специалист 10 часов в неделю тратят на «Ознакомление с входящей документацией» и на «Отправку электронных писем».

Даже если утомлять себя поиском других неясных статей трудозатрат, уже ясно, что 60 часов рабочего времени растворяются во «взаимодействии», «ознакомлении» и «отправке электронных писем».

Момент 3.  46 рабочих дней в пенсионном фонде.

Согласно данным из таблицы, на подготовку отчетов и поездки в пенсионный фонда и центр занятости, ведущий специалист отдела персонала тратит примерно 8,8 часов в неделю, что в год составит не менее 46!!  рабочих дней.

Это, между прочим, больше двух месяцев.

Резюме.

Второй раз демонстрировать профессиональные навыки расчета численности руководителю отдела персонала уже не предлагали.

В ходе малоприятной беседы штатное расписание отдела персонала было «спущено сверху», а в качестве альтернативы жалобам на недостаток ресурсов было предложено увольнение.

На участии отдела персонала в решении задач оптимизации организационной структуры и штатного расписания был поставлен жирный крест.

Заключение.

Нет ничего сложного в том, чтобы с определенной погрешностью рассчитать необходимое количество сотрудников.

В большинстве случаев для этого достаточно здравого смысла, что очевидно из этого кейса.

Справедливости ради могу сказать, что 99 %  руководителей при согласовании штатных расписаний не требуют никакие расчеты.

Как правило, устное обоснование «мы не справляемся, потому что людей не хватает» является достаточным аргументом для расширения штата.

Но учтите, что если вы найдете хотя бы полчаса на то, чтобы по диагонали прочитать учебник по нормированию — вы точно не повторите ошибок, описанных в кейсе.

Всем успехов и новых знаний!

Автор: Денис Карандашев

Оставить комментарий

P.S. Получить подробную информацию о 6  решениях задач оптимизации организационной структуры и штатного расписания, предлагаемых HR-ПРАКТИКА, можно здесь.

      Подписывайтесь на рассылку

Отслеживайте наши новости в социальных сетях.

TW   G+   FB   VK   Ln   ОК   INST
Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Заказать звонок

*Обязательное поле

×
Написать Денису

Ваше имя (обязательно)

Ваш e-mail (обязательно)

Тема

Сообщение

×
Написать Ольге

Ваше имя (обязательно)

Ваш e-mail (обязательно)

Тема

Сообщение

×